Legale

Accordo sul trattamento dei dati (art. 28 GDPR)

Quando usi FiscalFiles non inserisci solo dati tuoi. Nelle fatture, nelle anagrafiche e nei documenti ci sono anche i dati delle persone con cui lavori: clienti, fornitori, controparti. Per quei dati il titolare del trattamento sei tu, e noi li trattiamo per tuo conto. Questo accordo mette per iscritto come lo facciamo, come richiede l'art. 28 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR).

L'accordo è parte integrante dei Termini di servizio. Non va firmato: lo accetti insieme ai termini, in formato elettronico, con l'apposita spunta quando ti registri o al primo accesso dopo un loro aggiornamento. L'uso di FiscalFiles è subordinato a questa accettazione, e continuando a usare il servizio confermi di averlo accettato. Per i dati che riguardano te, invece, vale la Privacy Policy, in cui siamo titolari.

1. Le parti e i ruoli

Titolare del trattamento: tu, utente di FiscalFiles, per i dati di terzi che inserisci o importi nel servizio, o che riceviamo per tuo conto (per esempio le fatture passive dal Sistema di Interscambio).
Responsabile del trattamento: Visione Fiscale di Michele Lupo (Studio professionale), Via Vittorio Emanuele Orlando 174, 90049 Terrasini (PA), P.IVA 06704360822, email info@fiscalfiles.it, PEC visionefiscale@pec.it. Di seguito «noi».

2. Oggetto, natura e finalità

Trattiamo i dati di terzi solo per erogarti il servizio: conservarli e organizzarli nell'app, predisporre, trasmettere e ricevere le fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio, calcolare i riepiloghi che ti mostriamo (fatturato, costi, scadenze, imposte), inviare via email una fattura o un documento quando sei tu a chiederlo, conservare le copie e fare i backup, e darti assistenza quando ce la chiedi. Non usiamo questi dati per finalità nostre: non li vendiamo, non li usiamo per marketing, non li usiamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

Se sei anche cliente dello studio con un incarico professionale, questo accordo vale anche per i dati di terzi che lo studio tratta per tuo conto nello svolgere l'incarico (per esempio la tenuta della contabilità o l'importazione delle tue fatture). Restano esclusi i trattamenti che lo studio svolge come titolare autonomo per obblighi propri di legge.

3. Quali dati e di chi

Persone interessate: i tuoi clienti, fornitori e controparti, e le loro persone di contatto.
Tipi di dati: nome e cognome o ragione sociale, codice fiscale, partita IVA, indirizzo, email, PEC e codice destinatario; i dati economici dei documenti (importi, date, modalità di pagamento, coordinate bancarie indicate in fattura); la descrizione delle prestazioni e dei beni.
Dati bancari: i movimenti dei conti che importi (per esempio da un estratto conto) o registri nell'app possono contenere il nome di chi ti paga o di chi paghi, il suo IBAN, la causale e l'importo. Anche questi dati di terzi li trattiamo per tuo conto, solo per mostrarti entrate e uscite, abbinarle alle fatture e calcolare i riepiloghi. I dati dei tuoi conti, invece, riguardano te: per quelli vale la Privacy Policy.
Dati particolari (art. 9 GDPR, per esempio dati sulla salute): non sono necessari al servizio. Se la tua attività li implica (per esempio una prestazione sanitaria), scrivi in fattura e nei campi liberi solo ciò che la legge richiede, senza dettagli clinici: la responsabilità di cosa inserisci resta tua.

4. Le tue istruzioni

Trattiamo i dati solo secondo le tue istruzioni documentate. Le istruzioni sono questo accordo, i Termini di servizio e le operazioni che tu fai nell'app (creare, importare, inviare, eliminare). Altre istruzioni puoi darcele per iscritto a info@fiscalfiles.it. Se un'istruzione ci sembra contraria al GDPR te lo diciamo subito. Possiamo trattare i dati diversamente solo se lo impone la legge, e in quel caso te lo comunichiamo prima, salvo che la legge lo vieti.

5. Riservatezza

Ai dati accedono solo le persone autorizzate da noi, che li vedono solo quando serve per il servizio o per l'assistenza che chiedi. Sono vincolate alla riservatezza per contratto o per obbligo professionale.

6. Sicurezza

Adottiamo le misure tecniche e organizzative dell'art. 32 GDPR adeguate al rischio, fra cui: cifratura delle comunicazioni (HTTPS) e dei dati archiviati presso il fornitore del database; isolamento dei dati fra un utente e l'altro con regole di accesso applicate dal database; autenticazione a due fattori disponibile per l'utente e obbligatoria per chi amministra la piattaforma; password salvate solo in forma cifrata; credenziali dei servizi esterni custodite solo lato server; registri degli accessi e delle sessioni; backup; server dei dati fiscali nell'Unione Europea. Rivediamo le misure quando il servizio cambia.

7. Sub-responsabili

Ci autorizzi in via generale ad avvalerci dei sub-responsabili elencati qui sotto. A ciascuno imponiamo per contratto obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli di questo accordo, e rispondiamo verso di te del loro operato. Se ne aggiungiamo o ne sostituiamo uno, aggiorniamo questo elenco e te lo comunichiamo almeno 30 giorni prima via email o in app: entro quel termine puoi opporti per motivi legati alla protezione dei dati e, se non troviamo una soluzione, recedere dal servizio senza penali.

Le categorie di sub-responsabili di cui ci avvaliamo sono:

servizi informatici per il database, l'autenticazione e l'archiviazione dei documenti, con server nell'Unione Europea;
servizi di erogazione dell'app e di protezione della rete;
servizi di sincronizzazione dei dati per l'uso dell'app senza rete, con server nell'Unione Europea;
intermediari accreditati per la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche con il Sistema di Interscambio;
servizi di invio email, comprese le fatture e i documenti che chiedi di inviare ai tuoi clienti;
servizi di intelligenza artificiale per leggere le foto di scontrini e ricevute, solo se usi la scansione (l'immagine non viene conservata);
servizi di recapito delle notifiche push, che ricevono solo un identificativo tecnico del dispositivo.

L'elenco nominativo dei sub-responsabili è un'informazione commerciale riservata. Lo forniamo all'utente che lo richiede in qualità di titolare, scrivendo a info@fiscalfiles.it, previa sottoscrizione di un impegno di riservatezza: l'utente lo userà solo per adempiere ai propri obblighi di protezione dei dati e non lo divulgherà, salvo quando la legge glielo imponga (per esempio per rispondere a un interessato o a un'autorità).

8. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

Se un sub-responsabile tratta i dati fuori dallo Spazio economico europeo, il trasferimento avviene con le garanzie del Capo V del GDPR: decisione di adeguatezza (come l'EU-U.S. Data Privacy Framework, per i fornitori certificati) o Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea.

9. Diritti degli interessati

Se un tuo cliente o fornitore chiede di esercitare i suoi diritti (accesso, rettifica, cancellazione e gli altri degli artt. 15–22 GDPR), la risposta spetta a te come titolare. Se la richiesta arriva a noi, te la inoltriamo senza ritardo e non rispondiamo al posto tuo. Ti aiutiamo con le funzioni dell'app (consultare, correggere, esportare, eliminare) e, se non bastano, con la nostra assistenza.

10. Violazioni dei dati

Se scopriamo una violazione dei dati personali che riguarda i dati trattati per tuo conto, ti avvisiamo senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne veniamo a conoscenza. Ti diciamo cosa è successo, quali dati e quante persone sono coinvolte, le conseguenze probabili e cosa abbiamo fatto, in modo che tu possa valutare la notifica al Garante entro 72 ore e la comunicazione agli interessati (artt. 33 e 34 GDPR).

11. Collaborazione e verifiche

Ti diamo le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo e ti assistiamo, per quanto ci compete, nella valutazione d'impatto e nella consultazione preventiva (artt. 35 e 36 GDPR). Puoi chiederci verifiche: di norma le facciamo per documenti; se serve un controllo ulteriore lo concordiamo con un preavviso ragionevole, in modo da non esporre i dati degli altri utenti.

12. Durata e fine del rapporto

L'accordo dura quanto il tuo uso del servizio. Quando il rapporto finisce puoi esportare i tuoi dati dall'app. Poi li cancelliamo, insieme alle copie, entro 90 giorni, salvo quelli che la legge ci obbliga a conservare: questi restano protetti e non li usiamo per altro. I backup si cancellano alla loro scadenza naturale.

13. Le tue responsabilità

Come titolare, garantisci di avere una base giuridica per trattare i dati che inserisci e di aver informato i tuoi clienti e fornitori, per esempio con la tua informativa. Nell'informativa puoi indicare che ti avvali di un fornitore di software gestionale e di fatturazione elettronica.

14. Legge applicabile

A questo accordo si applicano la legge italiana e il GDPR. Per quanto non previsto valgono i Termini di servizio. Se le due cose sono in contrasto sulla protezione dei dati, prevale questo accordo.

Contatti

Per richieste su questo accordo scrivi a info@fiscalfiles.it (PEC: visionefiscale@pec.it). Il servizio è raggiungibile anche da fiscalfiles.it.